Políticas legales

Política de tratamiento de datos personales

Esta política se adopta conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio. Aplica al sitio web, los paneles para clínicas y médicos, el portal de propietarios, el soporte y las operaciones de la plataforma.

1. Identificación y canales

Las consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales se reciben en el correo indicado. La respuesta se enviará al titular o a su representante después de validar razonablemente su identidad.

2. Quién decide sobre los datos

La clínica veterinaria es responsable de los datos de propietarios, pacientes, historias clínicas, citas, consentimientos, facturación y personal que incorpora a la plataforma, porque determina sus finalidades y autoriza a sus usuarios.

Gestiona mi Veterinaria actúa como encargado cuando almacena y procesa esos datos siguiendo las instrucciones de la clínica. La plataforma es responsable de los datos utilizados para contratar el servicio, administrar cuentas, facturar, atender soporte, proteger la seguridad y cumplir sus propias obligaciones legales.

3. Información tratada

• Identificación y contacto: nombre, documento cuando sea necesario, correo, teléfono y dirección.
• Información de la mascota: identificación, especie, raza, edad, sexo, fotografías y datos clínicos.
• Historias clínicas veterinarias, diagnósticos, tratamientos, fórmulas, vacunas, exámenes, hospitalizaciones, consentimientos y firmas.
• Datos de usuarios de la clínica: perfil profesional, matrícula, rol, permisos y actividad de seguridad.
• Datos administrativos: citas, inventario, facturas, pagos, egresos y comunicaciones.
• Datos técnicos: dirección IP, fecha, dispositivo, navegador, eventos de auditoría y registros necesarios para seguridad.

No solicitamos datos de niños o adolescentes para crear cuentas. Si una clínica registra como contacto a un menor, debe aplicar las reglas reforzadas de la Ley 1581 y respetar su interés superior.

4. Finalidades

• Prestar la gestión de citas, pacientes, historia clínica, hospitalización, inventario, facturación y comunicaciones.
• Permitir que el propietario consulte la información autorizada de sus mascotas.
• Autenticar usuarios, asignar permisos, prevenir fraude, investigar incidentes y mantener auditoría.
• Generar documentos clínicos y administrativos solicitados por la clínica.
• Respaldar, recuperar y mantener la continuidad del servicio.
• Atender soporte, obligaciones contractuales, contables, tributarias y requerimientos de autoridad competente.
• Enviar recordatorios operativos. La publicidad requiere autorización cuando la ley la exija y siempre ofrecerá un medio para dejar de recibirla.

5. Historia clínica y reserva profesional

La historia clínica veterinaria es privada y reservada. Solo puede ser conocida por personal autorizado, por el propietario del animal, por terceros autorizados o en los casos previstos en la ley. Los profesionales y auxiliares deben respetar el secreto profesional y las excepciones relacionadas con orden judicial, salud pública, zoonosis u otra obligación legal.

6. Autorización y datos sensibles

La clínica debe obtener y conservar la autorización previa, expresa e informada del titular cuando sea necesaria. El titular puede abstenerse de autorizar el tratamiento de datos sensibles. Las firmas, documentos de identidad y cualquier dato biométrico reciben protección reforzada y se usan exclusivamente para la finalidad informada.

7. Derechos del titular

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización y conocer el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas o reclamos y acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite correspondiente.
• Revocar la autorización o solicitar supresión cuando proceda, salvo deber legal o contractual de conservar la información.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos legales.

8. Procedimiento de consultas y reclamos

Las consultas se atenderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción; si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no excederá cinco (5) días hábiles adicionales. Los reclamos completos se atenderán dentro de quince (15) días hábiles; cuando sea necesario se informará la prórroga, que no excederá ocho (8) días hábiles adicionales. Si la solicitud está incompleta se requerirá su corrección en los términos previstos por la ley.

9. Encargados, proveedores y transferencias

Podemos utilizar proveedores de alojamiento, almacenamiento privado, correo, monitoreo y soporte bajo acuerdos de confidencialidad, seguridad y tratamiento por instrucciones. La lista vigente de proveedores y países de tratamiento estará disponible por el canal de privacidad. Cualquier transmisión o transferencia internacional se realizará conforme a la Ley 1581 de 2012 y las reglas de la SIC.

Cuando la clínica habilita Mía, la plataforma utiliza DeepSeek como proveedor de inteligencia artificial. Solo se envía el contexto mínimo autorizado para atender la consulta y se aplican controles de rol, presupuesto y finalidad. La clínica debe evitar incluir información innecesaria y revisar profesionalmente las respuestas antes de utilizarlas.

10. Seguridad y conservación

Aplicamos controles por rol y clínica, cifrado de contraseñas, sesiones protegidas, archivos privados, auditoría, respaldo cifrado y separación lógica de información. Ningún sistema elimina totalmente el riesgo; los incidentes se investigan, contienen y comunican a las clínicas y autoridades cuando corresponda.

Los datos se conservan durante la relación contractual y por el tiempo necesario para la finalidad, las obligaciones legales y la defensa de derechos. Al terminar el servicio, la clínica puede obtener una exportación cifrada; después del período acordado se elimina la información operativa, salvo los registros que deban conservarse por ley o por una obligación documentada.

11. Cookies

La plataforma utiliza cookies estrictamente necesarias para iniciar sesión y proteger la cuenta. No se emplean cookies publicitarias de terceros en la versión actual. Si esto cambia, se actualizará el aviso y se solicitará consentimiento cuando corresponda.

12. Vigencia y cambios

Esta política rige desde su publicación. Los cambios sustanciales se informarán por la plataforma o al correo registrado antes de que entren en vigor cuando la normativa lo requiera.